我院一向重视档案工作，早在1985年就成立了档案室， 1994年我院档案管理达到省级先进。今年，根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》以及《山西省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评定标准》，学院调整了档案管理领导组和档案鉴定、销毁领导小组。同时，建立健全了多项档案管理规章制度，完善了档案管理人员网络，把档案工作有效地纳入了学院各部门的岗位责任和工作程序，并在资金、设备等多方面给予保障，使我院档案管理逐步走向了科学化、规范化、制度化。
    一、机构及人员情况。从1985年成立档案室以来，至今已逐渐形成一个种类齐全、馆藏丰富的综合档案室，其职能是保管、提供、利用本院所形成的所有不同门类的各种载体档案。档案工作由院长主管，办公室副主任分管。由2名工作能力强、有责任心的同志担任学院专职档案员，全院各系部配备了兼职档案员，共同负责学院各处室档案资料的收集、整理工作。为了提高学院档案工作管理水平，大力开发档案信息资源，更好的为学院各项工作服务，2006年学院领导在库房设施、业务经费等多方面给予了大力的支持。档案室完成了搬迁建馆，重新购置了档案密集柜、档案管理微机等设施。为适应档案管理工作晋升国家AA级标准的要求，学院进一步落实了基层管理人员责任制，加强了对基层人员的培训，使档案室各项指标均达到国家档案管理要求。
    二、档案库房及设施情况。档案室按标准设置库房、办公室、阅览室，总体面积96 M2。现有复印机、计算机、扫描仪、打印机等设备，同时档案室按“七防”要求，配置了监控器、灭火器、加湿器、消毒柜、吸尘器、干湿温度计等。
    三、档案管理体制。实行重点建设项目档案责任制，并且规定：凡是设备开箱、工程验收，科研成果鉴定都必须有档案人员到场参加，实现了档案工作与下达计划、检查计划进度、评审成果、奖励等活动“四同步”。
    四、档案管理及业务建设。根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我院档案管理的实际情况，学院档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、干部人事、实物12个门类。为了使档案管理做到有章可循、有据可依，全面提高档案管理水平，又制定了《档案、资料收集归档制度》、《档案、资料利用制度》、《档案、资料鉴定销毁制度》、《档案、资料统计制度》、《档案、资料库房安全保卫制度》、《档案、资料保密制度》、《档案、资料保管制度》、《关于档案工作与学校各项工作实行“四参加”、“四同步”管理的规定》、《长治医学院档案工作责任追究制度》、《长治医学院档案工作岗位职责》。到2006年6月，我院收集各种档案5599卷，资料517卷，共6116卷。其中：党群（DQ）558卷，行政（XZ）1142卷，教学（JX）843卷，科研（KY）66卷，基建（JJ）135卷，设备（SB）58卷，出版（CB）33卷，外事（WS）1卷，财会（CK）1494卷，声像（SX）81卷，干部人事（GBRS） 741卷，荣誉实物（SW）447卷。
    五、各门类档案已全部按要求归档。归档率达99%，应归档案材料完整率达到99%，准确率99%，查全率99%，查准率100%。
    六、档案开发利用情况。档案工作人员根据自身工作职责，积极开发档案信息资源，为本院教学、医疗、科研提供了有效的服务。档案人员对室藏档案的有效查找达到了一定的熟练程度，调卷时间符合规定要求。档案检索工具进一步健全，先后建立了档案总目录、档案分类目录、全引目录、专题目录等薄册式检索工具。同时还编制有《组织沿革》、《大事记》、《档案利用效果实例汇编》、《全宗介绍》、《基础数字汇编》等编研成果，有效的提高了档案信息资源的利用价值，受到档案利用者的一致好评。